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Accade spesso fra gli organizzatori di eventi sportivi, di non avere ben chiaro quale sia il momento più propizio per pubblicizzare il proprio evento.
E magari anche tu ti sarai ritrovato all’interno della tua società, a dover discutere con gli altri su questo argomento spinoso.
Sul quale spesso non esiste non solo l’accordo sulla data, ma addirittura sulla volontà di volerlo organizzare o meno.
E anche quando si supera questo scoglio, non sempre si ha ben chiaro, quando sia il momento più propizio per iniziare la promozione e farlo conoscere.
A volte ci sono questioni legate al budget scarso che non permette di destinare sufficienti risorse alla pubblicità.
Oppure ,a volte i tuoi sponsor non sono ancora pronti.
Oppure ti possono mancare quelle competenze che ti permetterebbero di sfruttare al meglio le varie risorse che i moderni mezzi di comunicazione ti mettono a disposizione.
Prime fra tutte le opportunità promozionali legate ai social.
Ecco perché ho scritto questo articolo, nel quale ti aiuterò a fare chiarezza su questi argomenti molto complessi.
Alla fine di avere una strategia chiara per:
· #1 – Programmare i tuoi eventi in tempo utile
· #2 – Pianificare un calendario promozionale
· #3 – Usare i migliori strumenti per far conoscere e promuovere il tuo evento.
Il consiglio che ti do, è di leggere anche più volte l’articolo e buttare su carta tutti gli spunti e le idee che ti possono venire e che potresti applicare al tuo evento.
Il beneficio che ne trarrai, sarà di avere delle linee guida da sviluppare all’interno della tua società e non essere più costretto a improvvisare sulla promozione dei vostri eventi. Bene cominciamo!
#1 Programmare i tuoi eventi in tempo utile
Non tutte le società organizzano i propri eventi programmandoli dall’anno precedente.
O per lo meno, non tutte le società decidono con anticipo superiore ai 10 mesi, se ripetere la manifestazione anche l’anno successivo. Ci si trova infatti a dover combattere sempre con il budget e con le spese da sostenere.
Ci sono spesso dubbi, perplessità e scarsa voglia di rischiare se le cose non sono andate per il verso giusto durante l’ultimo evento. Ci si scoraggia e si rimanda la decisione in altra data.
Ecco perché se il tuo evento ancora non si è ben radicato nella mente delle persone, sarebbe meglio decidere il prima possibile.
Invece ci si blocca proprio quando occorre essere risoluti e anticipare i tempi.
Si hai capito bene, anticipare. perché adesso, vale la regola del “Chi primo arriva, meglio alloggia”. Infatti prima si decide la data di programmazione, senza far passare troppo tempo dalla fine dell’ultimo evento e meglio è.
Infatti, in questo modo, non solo stai dicendo a chi ha già partecipato :
-Ehi guarda, ci siamo anche il prossimo anno… Se ti sei divertito, torna di nuovo che sei il benvenuto! –
Ma stai anche dicendo a chi ancora non ha partecipato, che voi ci sarete anche prossimamente e che può già mettere il vostro evento in calendario.
Vuol dire cominciare a entrare da subito nella testa delle persone.
In pratica questo vuol dire che l’evento andrebbe programmato subito e per subito intendo avere già chiara la data di quello successivo.
Questo serve per bloccare nella mente degli atleti il tuo evento e a renderlo presente PRIMA che altri organizzatori presentino i loro.
Hai presente a Natale quando alcuni negozi preparano le vetrine con largo anticipo?
Lo fanno perché così entrano da subito nella mente delle persone e perché saranno i primi ad essere ricordati, quando il natale si avvicina.
Tu con la tua corsa, devi fare la stessa cosa: anticipare gli altri e fare vedere ai potenziali partecipanti che ci sei.
Ma c’è un altro motivo fondamentale per il quale devi partire il prima possibile a pubblicizzare le tue gare.
Si tratta del motivo N.1 in assoluto.
In pratica chi partecipa a delle gare che richiedono un grande impegno agonistico (maratone, ultra, trail, triathlon, ciclismo, ecc.) la fa programmandole con largo anticipo.
E voi con la vostra gara, dovete essere presenti in questa fase!
Devi esserci per dire a tutti:
“Guardate, noi ci siamo anche il prossimo anno… segna questa data sul calendario”.
In pratica oltre alla data, stai anche trasmettendo, sono questi 3 vantaggi:
· Fai vedere che sei già pronto e organizzato
· Che non lasci niente all’improvvisazione
· Acquisisci fiducia, serietà e autorevolezza.
Questo ti servirà per attirare i primi iscritti (sopratutto se all’inizio fai quote di iscrizione aggressive) e a far circolare i soldi in cassa, mentre se attendi quei soldi rischi di non vederli mai e perderli per sempre.
Addirittura potresti iniziare a prendere iscrizioni per il prossimo evento, proprio mentre gli atleti stanno partecipando a quello in corso. Mettere un banchino iscrizioni a prezzi decisamente competitivi.
Un prezzo “ORA O MAI PIU’!”, tanto per capirsi.
Questo ci porta al secondo punto.
#2 Pianificare un Calendario Promozionale
A questo punto, una volta che hai deciso la data, puoi iniziare la promozione.
Quando va iniziata? SUBITO!
Ricordi l’esempio del natale che ti ho fatto poco fa? Bene devi seguire la stessa procedura e cioè realizzare subito un Calendario Promozionale che preveda a seconda del budget:
· Un primo volantino o annuncio stampa, che faccia sapere che il tuo evento è già in programma anche per il prossimo anno.
· Un invio di email broadcast (magari usando un autorisponditore), con le quali informare i partecipanti agli eventi passati, che hai programmato la data anche per il prossimo anno e che ci sono condizioni vantaggiose per chi ha già partecipato in passato.
· Pubblicare post sui social
soprattutto nelle pagine che gestisci legate all’evento e su qualche gruppo facebook. Evita tuttavia di “spammare” come se non ci fosse un domani!
· Programmare a quali eventi partecipare
con la propria squadra per fare pubbliche relazioni e promozione. Potete distribuire i volantini agli altri eventi, chiedere di mettere un banco promozionale dove dare informazioni e raccogliere iscrizioni.
· Programmare durante l’anno
2 / 3 uscite diverse di volantini nei quali inserire sponsor nuovi e nuove notizie legate all’evento. Questo servirà ad invogliare i nuovi sponsor a sostenere il vostro progetto e a voi di avere “numeri” da presentare, quando contattate gli sponsor.
#3 – Usare i migliori strumenti per far conoscere e promuovere il tuo evento.
Al mondo d’oggi tu come organizzatore, hai a disposizione una scelta assai vasta di strumenti di comunicazione, grazie ai quali fare conoscere la tua gara e promuoverla nel migliore dei modi.
Alcuni sono a pagamento, altri sono gratuiti. Inutile dire che grazie all’avvento dei social, si sono aperti nuovi canali che erano semplicemente sconosciuti fino a pochi anni fa.
Riprendo quanto scritto nel punto precedente e aggiungo alcuni elementi importanti, presta attenzione.
· I Volantini.
Sono lo strumento classico di promozione e a tal proposito ho scritto una Guida che puoi avere gratuitamente scrivendo a info@stampapettorali.it, nella quale ti mostro un sistema semplice per potenziare l’efficacia dei tuoi volantini e che ti porterà con facilità nuovi iscritti. Se la applicherai, rimarrai sorpreso di quante iscrizioni in più potrai fare.
I volantini vanno fatti subito appena finito l’evento precedente.
Si è vero ancora forse non avrai gli sponsor, ma destinare poche decine di euro per stampare i primi volantini da mettere in giro, è una spesa ridicola e il grande vantaggio è che comincerai a circolare da subito nella mente delle persone.
Ricordi il “Chi Prima Arriva, Meglio Alloggia”?
Questo è il momento di metterlo in pratica.
Non importa che siano perfetti. Ti devono servire esclusivamente a crearti un vantaggio competitivo facendo vedere che ci sei e a dare subito le info necessarie, come la data dell’evento e quella di inizio iscrizioni.
Avrai così modo di prepararti al meglio per quella data.
· Invio email alla tua lista.
Se hai fatto le cose per bene nelle gare precedenti, dovresti avere una bella lista email di atleti che vi hanno partecipato.Bene, come si dice nel marketing diretto, “I Soldi Sono Nella Lista”.
Infatti questi sono i “clienti” migliori, perché già ti conoscono, hanno già partecipato e per molti di loro gli sei entrato nel cuore.
Ricorda una cosa importante: sono i più facili da convertire anche per il prossimo anno.
Comincia a contattarli tutti e a offrire loro una offerta irripetibile per chi prenota l’iscrizione adesso. Offri loro un canale privilegiato, fai slittare le date di aumento del costo iscrizione solo per loro. Insomma divertiti a coccolarli e vedrai quante conferme riceverai anche per il prossimo anno.
· Canali social.
Ormai sono di dominio pubblico, Facebook, Instagram, Twitter.
Sono i nuovi posti di ritrovo degli appassionati e ti permettono di entrare facilmente in contatto con loro. Puoi sfruttarli a tuo vantaggio con pagine e gruppi di tua creazione.
Interagisci tutti i giorni con i tuoi iscritti e follower, a loro piace ricevere informazioni e consigli utili.
Attenzione però, ho scritto UTILI!
E per utili intendo non le solite info legate alla corsa (che ovviamente farai bene a dare di tanto in tanto), ma intendo quelle notizie delle quali il tuo pubblico “ha fame”.
Potrebbero essere per esempio tabelle di allenamento create per partecipare in perfetta forma alla tua gara, oppure consigli sulle 10 migliori novità in fatto di scarpe da trail, o di bici MTB.
Questi sono solo esempi, ma ti invito a riflettere su questo e a pensare agli argomenti da proporre.
Non avere paura di essere ripetitivo sulle tue pagine, ripeti a distanza di tempo gli stessi post. Ricorda che non tutti sono sempre connessi e qualche info può essere sfuggita.
Inoltre potrai anche programmare delle sponsorizzate su Facebook a pagamento, che ti permetteranno di promuovere in modo capillare l’evento.
Per farlo devi avere una tua fan page legata all’evento o alla tua società.
Se la fai specifica per l’evento è sicuramente meglio, perché canalizzi tutta l’attenzione delle persone realmente interessate e che cercano notizie in merito.
Se hai necessità di un aiuto per le tue campagne, puoi scrivermi a info@stampapettorali.it e ne parleremo insieme.
Bene siamo giunti alla fine di questo lungo articolo e ti ringrazio per avermi seguito fino a qui.
Prova a mettere in pratica quello che hai appreso e condividilo con altri organizzatori o membri della tua società.
Se hai domande puoi scrivermi a info@stampapettorali.it e ti risponderò con piacere.
Ti auguro il meglio e che la gioia sia con te!
Daniele
